Connaître, préserver et valoriser les plantes

Les Commissions Régionales

Les 4 Commissions régionales ont un rôle de proposition et d’évaluation vis-à-vis du Conseil Scientifique. Elles font ainsi bénéficier le Conseil Scientifique de leur connaissance du contexte spécifique de chaque région et de leur capacité de mobilisation et de concertation locales.

Dans son rôle de proposition, chaque Commission élabore pour sa région :

Le plan de formation ;
Le programme de séminaires ;
Les synthèses régionales annuelles et finale, qui seront intégrées respectivement dans les rapports annuels et final de l’initiative.

Dans son rôle d’évaluation, chaque Commission :

Émet pour sa région un avis sur :
- les demandes d’appui institutionnel ;
- les propositions de projets de recherche.
Peut émettre pour sa région un avis sur :
- les divers termes de référence produits par le Conseil scientifique ;
- les rapports d’activité relatifs aux 3 composantes.

I. La composition des Commissions régionales

Chaque commission comprend 9 membres :

Un représentant du SCAC (voir la liste des SCAC impliqués) du pays accueillant la plateforme, mandaté par celui-ci pour présider la Commission ;
Une deuxième personne, relevant du SCAC ou responsable de programme de coopération universitaire pour le Ministère des Affaires Etrangères, afin que les deux aspects de l’initiative -coopération universitaire d’une part, ainsi que recherche et préservation de la biodiversité d’autre part-, puissent être représentés ;
Le coordinateur de la plateforme ;
Un représentant du Ministère en charge de l’enseignement supérieur dans le pays d’accueil de la plateforme, mandaté par celui-ci ;
Un représentant du Ministère en charge de l’environnement dans le pays d’accueil de la plateforme, mandaté par celui-ci ;
Un représentant de l’IRD ou du CIRAD, selon la région, mandaté par cet institut, sauf si le coordinateur de la plateforme est un agent de l’IRD ou du CIRAD ;
Le titulaire de la chaire UNESCO (ou un enseignant universitaire du pays d’accueil de la plateforme, choisi collectivement par les membres ci-dessus, en accord avec l’UNESCO, et les institutions et autorités du pays d’accueil, tant que la chaire UNESCO n’est pas en place) ;
2 autres membres, chercheurs ou universitaires de la région, choisis collectivement par les membres ci-dessus, en dehors du pays d’accueil de la plateforme, en concertation avec les institutions et autorités des pays de la région, et avec le souci de couvrir au mieux les disciplines relatives à l’initiative. Si le coordinateur de la plateforme est un agent de l’IRD ou du CIRAD, ce nombre est porté à 3, dont au moins 2 en dehors du pays d’accueil de la plateforme.

En outre, la Commission peut désigner dans chaque pays un ou plusieurs correspondants, en accord avec les institutions et autorités du pays.

Les Commissions sont présidées par les représentants des SCAC mandatés à cet effet. Ceux-ci peuvent inviter comme observateurs des représentants d’institutions ou d’organismes européens affectés dans la région.

Voir la composition des listes des membres de la commission régionale de :

II. Le fonctionnement des Commissions Régionales

Pour les 3 composantes, et en particulier pour la première, il est crucial que chaque Commission organise à l’échelle de sa région une concertation étroite avec les institutions et les autorités ainsi qu’avec les programmes et les acteurs extérieurs à l’initiative (les commissions nationales de l’UNESCO, l’UICN, la CITES, les points focaux de la CDB, les délégués nationaux du GBIF, les ONG, les institutions du Nord impliquées dans les régions –Wageningen, Kew, Missouri Botanical Garden, etc-).

Cette démarche est indispensable pour inscrire efficacement les activités de Sud Expert Plantes dans l’ensemble des efforts déployés dans les 4 régions autour de la biodiversité végétale, mais aussi pour tirer le meilleur parti des dispositifs existants, et enfin pour favoriser l’appropriation des apports de l’initiative par les institutions de recherche et d’enseignement, ainsi que par les ministères en charge de la recherche, de l’enseignement supérieur et de l’environnement, afin que ces apports soient pérennisés, notamment en termes d’orientations budgétaires et d’ouvertures de postes. Cette large concertation régionale doit être organisée sous la responsabilité des SCAC des différents pays concernés.

Les Commissions se réunissent pour :

Préparer, puis adopter, les pré-projets de plans de formation, puis les plans de formation finalisés, ainsi que les programmes de séminaires, qui sont ensuite proposés au Conseil scientifique ;
Adopter les textes des synthèses régionales des rapports annuels et final de l’initiative, qui sont ensuite soumis au Conseil scientifique ;
Mettre en cohérence les avis à fournir au Conseil relativement aux demandes d’appui et aux projets de recherche ;
Distribuer les tâches entre les membres.

Dans les intervalles entre les réunions, les membres travaillent, en se concertant par courriel et en utilisant le site collaboratif de l’initiative. A partir du pré-projet de plan de formation, les Commissions travaillent à sa finalisation en concertation avec le Conseil scientifique.

Les Commissions prennent leurs décisions normalement en session. Le quorum de présence requis est les 2/3 des membres ; ceux-ci sont convoqués au moins 2 semaines avant chaque réunion ; l’ordre du jour indicatif et les documents nécessaires sont mis à leur disposition 1 semaine avant la réunion. Les décisions sont prises si possible par consensus entre les membres présents, sinon par vote à main levée lorsque le consensus ne peut être atteint (le représentant du SCAC qui préside la Commission dispose d’une voix supplémentaire si une majorité ne se dégage pas). Les décisions qui n’auront pu être prises en session sont soumises par les présidents au vote des membres des Commissions par courrier électronique, l’approbation d’un membre étant tacite au bout de 2 semaines sans réponse.

Les diverses évaluations que doit, ou peut, effectuer chaque Commission, sont réparties entre ses membres à raison de 2 membres par évaluation. Les avis qui en résultent sont diffusés au sein de chaque Commission via le site collaboratif de l’initiative. Les autres membres peuvent apporter des commentaires ou suggestions. Ce processus est modéré par le président de chaque Commission.

Les textes adoptés et les avis associés aux demandes d’appui et aux propositions de projets de recherche, ainsi que les avis éventuellement associés aux rapports d’activité, sont collectés et transmis par les coordinateurs des plateformes au Secrétaire exécutif, qui les présente au Conseil scientifique.

L’ordre du jour des réunions et la soumission au vote des décisions sont réglés par le représentant du SCAC mandaté pour présider la Commission, sur proposition du coordinateur de la plateforme.